Política de tratamientos de datos personales
KITCHEN TECNOLOGY S.A.S
NIT 900.584.647-5
1. Generalidades y Base Legal
El presente documento establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales de KITCHEN TECNOLOGY S.A.S, en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, y se describen los mecanismos por medio de los cuales KITCHEN TECNOLOGY S.A.S garantiza el manejo adecuado de los datos personales relacionados en sus bases de datos, con el propósito de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Habeas Data.
1.1 Definiciones establecidas en el artículo 3 de la LEPD y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
- Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
- Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
La Gerencia de KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y observancia de esta Política. Para el efecto, todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S están obligados a reportar estas Bases de Datos a la Gerencia y a dar traslado a ésta de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por
parte de los Titulares de Datos Personales.
Esta área se encuentra ubicada en el domicilio: Calle 107ª 8 – 25 Bogotá y puede ser contactada a través del correo electrónico: admin@kitech.co logistica@kitech.co o a través de la línea telefónica No: 57 (1) 755 91 36 / 37.
3. TRATAMIENTO Y FINALIDADES AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS
KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para los siguientes propósitos o finalidades:
KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S, establece en los contratos laborales y/o de prestación de servicios un formato con el fin de que el titular autorice expresamente el tratamiento de sus datos personales, relacionados con la ejecución del contrato correspondiente.
KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S, adopta medidas técnicas y administrativas que permiten el cuidado y conservación de los datos personales de los titulares que eviten su adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S, adopta medidas técnicas y administrativas que permiten guardar la confidencialidad de la información y se abstiene de usar la información para fines diferentes a los autorizados.
KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S, garantiza que la información solo sea utilizada en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas y autorizadas por el titular. Para el caso de los datos sensibles, KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S, mantiene la confidencialidad y seguridad de los mismos.
En cumplimiento de deberes legales, KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S, podrá? suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas que lo requieran.
3.1. Finalidades generales para el tratamiento de Datos Personales
La información recolectada por KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S tiene como finalidad guardar la información necesaria para el desarrollo de su objeto social y para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, fiscal, logística, administrativa y laboral. La información sobre accionistas, empleados, clientes y/o proveedores, se guarda con el fin de promover, permitir y/o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.
- Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y promocionales (incluyendo la participación en concursos, rifas y sorteos) realizados por la compañía.
- Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos.
- Controlar el acceso a las oficinas de KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas video – vigiladas.
- Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
- Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
- Transferir la información recolectada a distintas áreas de KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S y a sus compañías vinculadas en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativo, tesorería, contabilidad, entre otros).
- Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
- Registrar sus datos personales en los sistemas de información de KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S y en sus bases de datos comerciales y operativos.
- Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S.
3.2 Respecto a los datos personales de nuestros Clientes y Consumidores:
- Para cumplir las obligaciones contraídas por KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S con sus Clientes y Consumidores al momento de adquirir nuestros productos.
- Enviar información sobre cambios en las condiciones de los productos ofrecidos por KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S
- Enviar información sobre ofertas relacionadas con nuestros productos que ofrece KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S y sus compañías vinculadas.
- Para el fortalecimiento de las relaciones con sus Consumidores y Clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y evaluación de la calidad del servicio.
- Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e
historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas,
respecto de sus deudores. - Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a
nivel mundial. - Capacitar vendedores y agentes en aspectos básicos de gestión comercial de los productos ofrecidos por KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S.
3.3 Respecto a los datos personales de nuestros empleados:
- Administrar y operar, directamente, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad.
- Desarrollar las actividades propias de la gestión de Recursos Humanos dentro KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S, tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, actividades de bienestar y salud ocupacional, ejercicio de la potestad sancionatoria del empleador, entre otras.
- Realizar los pagos necesarios derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, y las demás prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la ley aplicable.
- Contratar beneficios laborales con terceros, tales como seguros de vida, gastos médicos, entre otros.
- Notificar a contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo del mismo.
- Coordinar el desarrollo profesional de los empleados, el acceso de los empleados a los recursos informáticos del empleador y dar soporte para su utilización.
- Planificar actividades empresariales.
3.4 Respecto a los Datos de Proveedores:
- Para invitarlos a participar en procesos de selección y a eventos organizados o patrocinados por KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S
- Para la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones
- Para hacer el registro en los sistemas de KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S.
- Para procesar sus pagos y verificar saldos pendientes.
4. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN.
Son derechos que legalmente le corresponden al titular de los datos personales dentro KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S.
4.1 Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento:
Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzca a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
4.2 Por cualquier medio válido, solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo en los casos en que esta autorización se exceptúa como requisito del tratamiento.
4.3 Ser informado por el responsable o el encargado del tratamiento, previa solicitud, acerca del uso que se le han dado a sus datos personales.
4.4 Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio acerca de las infracciones que LA EMPRESA cometa a las leyes que regulan el tratamiento de datos personales, habiendo previamente consultado o requerido al responsable del tratamiento.
4.5 Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en su tratamiento no se respeten los principios o los derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión solo procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio hayan determinado que en el tratamiento, el responsable o el encargado han procedido contrariamente a la ley o a la constitución.
4.6 Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
5 PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCION DE CONSULTAS Y RECLAMOS.
5.1 CONSULTAS. Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos de KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S
El titular podrá enviar sus preguntas o consultas relacionadas con sus datos personales recolectados y tratados por KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S. a los siguientes canales de atención:
La empresa KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S. resolverá su inquietud o consulta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha en que le haya recibido. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
CIUDAD DIRECCIÓN TELÉFONO CORREO
BOGOTA CALLE 107A 8-25 7559136/37
admin@kitech.co
logistica@kitech.co
5.2 RECLAMOS.
El titular (o sus causahabientes) que considere que la información contenida en alguna base de datos de KITCHEN TECHNOLOGY S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes legales, podrá presentar el reclamo a través de los siguientes canales de atención:
La reclamación deberá contener como mínimo: la identificación del titular de los datos personales, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección del titular, y deberá acompañar los documentos que se quieran hacer valer. De no contener esta información, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas.
6. VIGENCIA
Esta Política de Protección de Datos Personales está vigente desde el 1 de enero de 2017.
Atentamente,
CARLOS EDUARDO RUBIO LONDOÑO
REPRESENTANTE LEGAL.